Chi ha tempo non aspetti tempo. Ricette veloci per migliorare la produttività

“If you ever feel bad about procrastinating, just remember that Mozart wrote the overture to Don Giovanni the morning it premiered”.

È girata per un bel po’ sul web la storiella – non verificabile – che attribuisce al più geniale dei compositori di musica classica la propensione di vivere le scadenze in modo…. elastico. Di certo una rassicurazione per tutti coloro che pagano la carenza di spirito organizzativo e abilità di programmazione con picchi di ansia dell’ultimo minuto. Ma la verità è che, soprattutto in ambito lavorativo, la pianificazione sembra essere la via maestra per il raggiungimento degli obiettivi e per la massimizzazione di quella grandezza che esprime la capacità delle persone di portare a termine un numero variabile di compiti in un determinato tempo: la produttività.

Mantra dei leader e talvolta incubo dei collaboratori, l’ottimizzazione della produttività delle organizzazioni ha generato una letteratura infinita e in costante aggiornamento, soprattutto per via del continuo moltiplicarsi degli strumenti a supporto; fioccano, on line e off line, rivolti agli individui o nelle aziende, i corsi destinati al time management e al planning.

Ma se attratti dal titolo dell’articolo siete alla ricerca di due o tre trucchetti per riprendere la retta via e non avvertire più quell’angosciante sensazione di “aver perso tempo” a fronte di una scadenza importante, è presto detto: alcuni piccoli accorgimenti, per quanto intuitivi, hanno bisogno di essere trasformati in abitudine per aiutarci davvero, al lavoro come nella vita quotidiana.

Eccone qualcuno:

  • Recuperate il caro, vecchio diario. Sia un’agenda di carta, un file di Excel o Google Calendar, utilizzate uno strumento in cui poter mettere per iscritto la vostra to do list giorno per giorno, assegnando a ciascun compito un livello di priorità e una scadenza strategica, cioè con qualche giorno di anticipo rispetto a quella reale. Usate etichette, markers o segnali colorati: un po’ di creatività vi aiuterà a rendere la vostra programmazione più rilassante e divertente e ad avere il quadro della situazione al colpo d’occhio!
  • Pianificate le distrazioni. Fate un sincero esame di coscienza e appuntatevi su un foglio quali sono le cose che vi fanno perdere più tempo durante la giornata. I messaggi di WhatsApp? Qualche sbirciata di troppo ai social? Due chiacchiere con i colleghi alla macchinetta? Nella giusta misura, non serve privarsi di nulla. È sufficiente riservare alle distrazioni un tempo determinato e programmato, utile a farci ricaricare per qualche minuto e tornare più freschi al nostro lavoro.
  • Condividete i vostri piani. Il tanto studiato “meccanismo di ricompensa” insito nel nostro cervello ci spinge a ripetere le azioni che percepiamo come gratificanti. Raccontate a un collega, un amico o al partner i vostri obiettivi del giorno e fatelo partecipare dei vostri risultati. Il loro sostegno al successo del vostro modello organizzativo personale funzionerà da stimolo a rispettare i programmi.
  • Fate ogni giorno un po’ di esercizio fisico. Non servono sfiancanti sedute in palestra o training al di sopra delle possibilità umane. Ma ancora una volta, la scienza ha dimostrato che una dose anche moderata di attività fisica giornaliera contribuisce in modo determinante al buon funzionamento del nostro sistema nervoso, alla nostra concentrazione ed efficienza cerebrale. Passeggiare regolarmente, fare qualche sessione di corpo libero in casa o una corsetta prima di uscire costa poca fatica e dà grandi soddisfazioni. Parola d’ordine: essere costanti.

Molte letture, poi, possono aiutarvi a raffinare la tecnica. E nel mondo delle app c’è una gamma davvero molto vasta di proposte utili a gestire tempo e produttività. Fermo restando che la più potente delle risorse… resta sempre il nostro cervello.

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